În procesul activității de întreprinzător procurarea bunurilor sau serviciilor pentru necesitățile de afaceri este un lucru uzual. Cu toate acestea, procesul de achiziție urmează să respecte prevederile legale, în partea ce ține de documentarea acestei tranzacții, limita de achitare în numerar, pentru a corespunde rigorilor legale și a permite deducerea acestor cheltuieli în scop fiscal. Una din soluțiile pentru eficientizarea achitărilor pentru materialele sau bunurile achiziționate fără numerar, fără a pierde timpul cu un transfer bancar și totodată să nu fie încălcate normele legale de efectuare a decontărilor în numerar, este utilizarea cardului business (cardului de plată de afaceri).
În continuare vom încerca să clarificăm care sunt aspectele fiscale în cazul în care are loc achitarea bunurilor și serviciilor cu cardul business.
Ce este un card business (card de plată de afaceri)?
Cardul business – este un card bancar emis de banca la care contribuabilul are deschis contul curent al afacerii, care este conectat la contul bancar al agentului economic.
Contul curent, la care este atașat cardul business, în Republica Moldova poate fi deschis în una din următoarele valute: MDL, USD, EUR. Plățile pot fi efectuate în orice valută, indiferent de valuta contului de business card.
De fapt, plata cu un card business este exact aceeași operațiune ca și plata prin transfer bancar, doar că este mai convenabilă, deoarece se face achitarea pe loc. Folosind cardul business pot fi achitate achizițiile prin internet, cheltuieli de reprezentanță și de deplasare, serviciile furnizorilor locali etc.
Cardul business poate fi utilizat și în străinătate, iar conversia în valută va fi efectuată automat la rata internă a băncii în MDL.
Cardurile business pot fi personalizate și nepersonalizate. Un card personalizat este atribuit unui anumit angajat, de exemplu, unui director. Cardurile nepersonalizate pot fi utilizate de toți angajații companiei, important este să urmăriți cine afectuează cumpărături și să vă asigurați că se vor colecta toate documentele confirmative privind tranzacțiile.
De ce este convenabil să achitați cu cardul?
De regulă, la achitare prin virament, cumpărătorul comandă marfă, obţine de la vânzător contul de plată, în baza acestuia efectuează transferul bancar, ridică cumpărătura în baza copiei dispoziţiei de plată sau după ce viramentul a ajuns pe contul vânzătorului. La achitare prin intermediul cardului, se efectuează tranzacţia prin card direct, se obține marfa și doar în cazurile în care este necesar se solicită să fie emisă factura fiscală.
Cum alimentăm cardul business?
- 24/7, prin internet banking.
- la orice bancomat de tip cash-in.
- printr-un un cod special Cash-In by Code, la bancomatele de tip cash-in.
- prin transfer bancar către contul de card.-
- pin ordin de încasare prin casieria băncii.
Cum gestionăm banii de pe cardul business?
Prin internet banking, ce oferă acces atât la informația privind starea contului de card, dar și la un spectru larg de servicii bancare: extrase electronice, executarea plăților, informații despre cursurile valutare, istoricul plăților etc.;
Aplicația mobilă a băncilor, ce asigură în timp real acces la conturile companiei în condiţii de mobilitate şi siguranţă maximă.
Din aplicație pot fi efectuate următoarele operațiuni:
– achitarea serviciilor publice, impozitelor, taxelor, amenzilor și altor plăți la bugetul public național prin intermediul Serviciului Guvernamental de Plăți Electronice (MPay);
– semnarea plăților;
– vizualizarea soldurilor, extraselor pentru fiecare card;
– primirea notificărilor despre orice plăți efectuate;
– obținerea rechizitelor bancare și partajarea lor;
– detalii despre starea unui card si data expirării lui.
Cum are loc conversia atunci când valuta contului de card și valuta de decontare nu coincid?
Atunci când efectuăm plăți cu cardul în altă valută, este important să înțelegem cum funcționează procesul de conversie valutară pentru a evita orice confuzie ulterioară, detaliile fiind specifice pentru fiecare bancă și urmează a fi consultante la banca emitentă.
Dacă tranzacția are loc în USD, EUR sau MDL, banca utilizează propriul său curs de schimb (). Suma este blocată la cursul valutar din ziua efectuării tranzacției, iar după primirea confirmării de debitare din partea sistemelor internaționale de plată, debitarea din cont are loc și ea la cursul băncii, dar la valoarea stabilită în ziua acelei debitări (diferența între aceste două operațiuni poate dura până la 30 de zile).
În cazul unei tranzacții în altă valută, suma este inițial convertită USD la cursul de schimb al operatorului de carduri internațional din momentul tranzacției. Acest lucru permite blocarea temporară a sumei în USD pe contul cardului dumneavoastră. După confirmarea plății de către sistemele internaționale de plată (între 1 și 30 de zile de la data achiziției), se finalizează procesul de plată. Suma blocată anterior este apoi recalculată în USD la cursul de schimb al sistemelor internaționale de plată din ziua retragerii din cont. Ulterior, are loc conversia finală în valuta contului dumneavoastră la cursul comercial al băncii () în cazul în care valuta contului este diferită de USD.
Este important să avem în vedere faptul că suma disponibilă în cont poate varia. Această variație poate să apară din cauza timpului necesar pentru procesarea informațiilor de către comerciant. Astfel, există posibilitatea ca soldul disponibil în cont să fie depășit în urma conversiei valutare.
Cum e posibil să fie limitate tranzacţiile angajaţilor?
Organizaţia poate seta limitele zilnice sau lunare ale volumului total de tranzacţii pentru fiecare Card. Astfel, Organizaţia poate limita cheltuielile efectuate de un angajat sau altul şi stabili limita competenţei acestuia în achitarea cheltuielilor organizaţiei. Totodată, organizaţia poate bloca operativ cardul angajatului în situaţia când consideră necesară această procedură.Condițiile de aplicare a limitelor urmează a fi consultate la banca emitentă a cardului.
Deducerea în scopuri fiscale a cheltuielilor achitate cu cardul business
Conform art. 24 alin. (101) Cod fiscal, se permite deducerea cheltuielilor ordinare și necesare suportate de contribuabil pe parcursul perioadei fiscale, neconfirmate documentar, pentru procurările care au fost achitate prin intermediul cardului de plată de afaceri (business). Respectiv, pentru ca cheltuielile achitate cu cardul business să fie deductibile în scopuri fiscale este necesar să vă asigurați că cheltuili sunt efectuate în scop de întreprinzător, fiind necesare și ordinare.
Atragem atenția asupra faptului că în cazul achitării bunurilor și serviciilor cu cardul business bonul fiscal va fi actul confirmative care va permite deducerea cheltuililor.
De regulă, toți contribuabilii trebuie să indice în bonurile fiscale denumirea detaliată a mărfurilor vândute/serviciilor prestate. Însă, necătând la faptul existenței acestei obligații impuse prin lege, se întâlnesc situații când în bonurile fiscale emise nu sunt indicate detaliat denumirea mărfurilor, fiind indicat generic “mărfuri”, “servicii”. Doar pentru cazurile în care nu sunt indicate detaliat denumirea mărfurilor, fiind indicat generic “mărfuri”, “servicii”, pentru a preveni eventualele neclarități în cadrul unui control recomandăm să solicitați factura fiscală în care ar urma să fie specificată denumirea concretă a mărfii sau a serviciului procurat.
În cazul în care în bonul fiscal este specificat demunirea concretă a mărfii/serviciului și această cheltuială este în scop de întreprinzător, fiind ordinară și necesară nu este necesar solicitarea facturii fiscale, la achitarea cu cardul business.
Deducerea TVA pentru achizițiile efectuate prin cardul business
Conform art. 102 alin. (10) lit. d) din Codul fiscal, subiectul impozabil are dreptul la deducerea sumei T.V.A., achitată sau care urmează a fi achitată, pe valorile materiale, serviciile procurate dacă dispune de bonuri fiscale, emise de echipamentele de casă și de control conectate la Sistemul informațional automatizat „Monitorizarea electronică a vânzărilor”, pentru procurările a căror valoare în fiecare bon nu depășește 2000 de lei, inclusiv TVA, dar nu mai mult de 10 mii de lei pentru o perioadă fiscală, cu condiția achitării acestora prin intermediul cardului de plată de afaceri (business).
Respectiv, pentru ca suma TVA aferentă procurărilor efectuată și achitate cu cardul business să fie deductibilă în scopuri fiscale este important de respectat cumulativ următoarele prevederi:
bonurile fiscale să fie emise de echipamentele de casă și de control conectate la Sistemul informațional automatizat „Monitorizarea electronică a vânzărilor”
valoarea în fiecare bon fiscal să nu depășească 2000 de lei, inclusiv TVA;
suma tututor bonurilor fiscale pe parcursul unei luni calendaristice să nu fie mai mare de 10 mii lei.
Atragem atenția asupra faptului că prevederile art. 102 alin. (10) lit. d) din Cod nu sunt obligatorii pentru contribuabilii care fac achitări cu cardul business dar care nu sunt subiecți ai impunerii cu TVA și, respectiv, nu-i impactează procesul de deducere a TVA. Un alt beneficiu al efecturării achitărilor cu cardul business potrivit prevederilor art. 117 alin. (15) din Codul fiscal este faptul că la efectuarea livrărilor de mărfuri achitate prin intermediul cardului business, în cazul utilizării e-facturii, furnizorul eliberează factura fiscală în termenul ce nu poate depăși 10 zile calendaristice ale lunii următoare celei în care a avut loc livrarea documentată prin factura fiscală respectivă.
Un alt aspect important care trebuie de specificat este că achitarea cu cardul business se califică ca achitare prin transfer și, respectiv, prin prisma normelor de achitare în numerar, achitarea cu cadul business nu este limitată la suma tranzacției.
